La vérificatrice générale de la Ville de Gatineau, Johanne Beausoleil, a présenté son rapport annuel 2023 tome 2, mettant en lumière les enjeux critiques liés au manque de main-d’œuvre. Le rapport souligne l’importance d’un processus de dotation efficace pour éviter une précarité organisationnelle et atteindre les objectifs municipaux, tout en évaluant les pratiques actuelles et leur conformité aux normes légales.

« Pour la Ville de Gatineau, les enjeux actuels sont rattachés au manque de main-d’oeuvre sur le marché du travail. En 2022, la province de Québec était en situation de plein emploi avec un taux de chômage moyen de 4,3 %. La Ville de Gatineau doit donc utiliser un processus de dotation efficient et diligent qui répond aux exigences légales en cette matière ainsi qu’aux particularités du marché. Dans le cas contraire, cette situation pourrait mettre la Ville de Gatineau dans un état de précarité avec des impacts importants sur l’atteinte des objectifs organisationnels », explique la vérificatrice générale. 

Le présent audit a permis d’évaluer le fonctionnement et les principaux enjeux de la gestion de la dotation par rapport aux 10 critères d’évaluation suivants : 

Le cadre de gouvernance entourant le processus de dotation en place est à jour et inclut les références au processus de dotation. 

La Ville de Gatineau doit rapidement se munir d’une politique de dotation alignée avec les meilleures pratiques afin de réduire entre autres les risques associés au manque de main-d’oeuvre qualifiée et à la difficulté d’atteindre les objectifs de la planification des ressources humaines. 

Les approbations nécessaires à l’enclenchement du processus de dotation sont autorisées avec les signatures requises dans le journal de bord comme il est précisé dans la politique de dotation de la Ville de Gatineau. 

Nous avons constaté lors de notre travail d’audit que, sur les 36 dossiers examinés comprenant des journaux de bord préparés entre le 1er janvier et le 31 décembre 2022, 76 % d’entre eux comportaient les signatures requises. L’approbation des dotations visant à pourvoir des postes vacants à la Ville de Gatineau constitue une procédure de contrôle importante et ce contrôle doit impérativement suivre le processus d’approbation. 

Le processus d’évaluation de la nécessité d’exiger la maîtrise de l’anglais est conforme à la loi applicable. 

La Ville de Gatineau a développé un processus pour évaluer la nécessité d’exiger la maîtrise de la langue anglaise. Le processus est conforme à la Loi; toutefois, celui-ci doit être mis en place rapidement par le Service des ressources humaines. 

L’évaluation du rendement est faite de façon appropriée pendant ou à la fin de la période d’essai. 

Certaines conventions collectives exigent une évaluation du rendement dans le cadre du processus de confirmation dans le poste. De plus, il s’agit d’un droit de gestion qui peut être appliqué lorsque les conditions de travail ne sont pas conventionnées. Un document administratif de fin de période d’essai doit être bâti, incluant l’évaluation du rendement. 

Chaque compétence précisée dans le profil de compétences ou la description de fonctions est évaluée lors des entrevues. 

Les compétences ou qualités requises sont les critères qui servent à évaluer les candidats dans le cadre de la dotation d’un poste. Lorsque ces compétences ou qualités requises sont déterminées, chacun de ces éléments doit être évalué dans le processus de sélection. 

Le questionnaire de mise en candidature du Service des loisirs, des sports et du développement des communautés respecte les conditions prévues à la Charte des droits et libertés. 

Les lois en vigueur ne permettent pas d’utiliser des informations sur la date de naissance et le numéro d’assurance sociale. La Ville de Gatineau doit s’assurer de ne pas recueillir des informations dont la collecte n’est pas permise par la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 

La vérification des références est faite lors de l’embauche au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. 

Nous avons analysé le taux de roulement et le taux de rétention des employés du service pour déterminer si l’absence de vérification des références avait une corrélation avec ces indicateurs. Nous avons constaté que l’absence de vérification des références n’influence pas négativement le taux de roulement. 

Le processus d’affichage respecte la politique de dotation et les conventions collectives et recueils d’employés en vigueur en 2022. 

Le processus d’affichage compris dans les conventions collectives et le processus de dotation est conforme aux exigences qui y sont prévues. 

La stratégie de promotion des postes est attrayante et favorise l’attraction des candidats à haut potentiel. 

La stratégie de promotion menée par la marque employeur est efficace et représente les valeurs véhiculées par la Ville de Gatineau. Le travail et le résultat de cette stratégie de promotion sont remarquables. 

Le processus de proposition de candidature des candidats externes à la Ville de Gatineau est convivial. 

Le processus de proposition de candidature hébergé par le site Internet de la Ville de Gatineau est convivial et facile à utiliser. Les explications sont faciles à suivre et bien vulgarisées. Cependant, une attention particulière doit être portée sur l’utilisation du jour de naissance, du mois de naissance et des trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale du candidat. 

SUIVI DES RECOMMANDATIONS 

Le taux d’application des recommandations émises entre 2016 et 2022 par le Bureau du vérificateur général est globalement de 70 %, comparativement à 48 % l’an passé pour la période comprise entre 2016 et 2021. Le nombre de plans d’action élaborés en réponse aux recommandations formulées et dont la mise en oeuvre est en cours s’élève à 36, tandis que le nombre de plans d’action dont la mise en oeuvre n’a pas encore commencé s’élève à 68, sur un total de 350 plans d’action établis entre 2016 et 2022. 

L’amélioration du taux d’application des recommandations formulées entre 2021 et 2022 est notable et démontre l’intérêt soutenu de l’administration municipale d’assurer l’amélioration continue des services municipaux au bénéfice de la population gatinoise en favorisant l’économie, l’efficacité et l’efficience. 

« Comme au cours des années antérieures, j’ai reçu l’entière collaboration de la haute direction de la Ville, de ses gestionnaires et des employés municipaux à l’occasion des audits réalisés. Je les en remercie à nouveau », conclut madame Beausoleil.